Employee Self Service (ESS): Definiton und Vorteile (2024)

Als Employee Self Service werden internet- bzw. intranet-basierte Systeme bezeichnet, in die sich Arbeitnehmer*innen einloggen können, um ihre persönlichen Daten anzuzeigen, zu ändern oder zu ergänzen. Es ist also eine Art Mitarbeiter Selbstbedienung.

Ein ESS System ist die logische Konsequenz moderner Technologien und neuer Möglichkeiten, die das digitale Zeitalter mit sich bringt. Wenn Mitarbeiter*innen ihre Daten selbst pflegen können, sind sie selbstbestimmter. Gleichzeitig entlasten sie damit die Personalabteilung, deren Prozesse vereinfacht und beschleunigt werden.

Sie können Urlaubsanträge erstellen und einreichen, persönliche Daten in der digitalen Personalakte aktualisieren, automatisch Überstunden berechnen, Reiseanträge erstellen oder ändern und tägliche Arbeitszeiten erfassen. Zusätzlich können Sie jederzeit und von überall auf Ihr personalisiertes, digitales Dokumentenmanagement zugreifen.

1. ESS als wichtiger Bestandteil Ihres Unternehmens
2. Aktualisieren von Personaldaten
3. Fehlzeiten verwalten
4. Weitere Vorteile
5. Die Vorteile im Überblick
6. Fazit

ESS als wichtiger Bestandteil eines Unternehmens

In vielen Personalabteilungen fehlt es an einer essentiellen Ressource: Zeit. Das ist nicht weiter verwunderlich, denn die administrativen Prozesse in der Personalverwaltung nehmen einen erheblichen Anteil der Arbeitsstunden in Anspruch. Eine Employee Self Service Lösung schafft dieses Problem aus der Welt. Ein erheblicher Teil der Routineaufgaben im HR-Bereich lässt sich digitalisieren, was nicht nur Kosten spart, sondern auch die Personalabteilung entlastet.

Es liegt auf der Hand, dass die Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit einer solchen Lösung höchsten Anforderungen genügen muss. Denn nur wenn das System leicht bedienbar und für alle zugänglich ist, wird der Employee Self-Service auch von der Belegschaft akzeptiert und genutzt.

Dringender Handlungsbedarf

In vielen mittelständischen Unternehmen ist ein solches System dringend nötig. Studien zeigen, dass Personalabteilungen noch immer 39 Prozent ihrer Zeit und Ressourcen für administrative HR-Prozesse verwenden. Nur die wenigsten Unternehmen haben heutzutage Self-Service Systeme im Einsatz – dem Großteil sind die Möglichkeiten des Employee Self-Service sogar gänzlich unbekannt. So nutzen momentan immer noch 86 Prozent keine ESS Anwendung trotz der zunehmenden Digitalisierung und dem steigenden Wettbewerb.

Damit lassen sich Management und Personalverwaltung wertvolle Chancen entgehen, um zukunfts- und wettbewerbsfähig zu bleiben. Denn ein Selbstverwaltungssystem kann dazu beitragen, den Zeitaufwand für HR-Prozesse erheblich zu verringern. Damit stehen die wirklich wichtigen HR-Manager Aufgaben wieder im Vordergrund.

Die Vorteile eines Employee Self Service

Aktualisieren von Personaldaten

Ein Employee Self Service Portal hilft Manager*innen dabei, den Papierkram zu reduzieren und das Unternehmen Schritt für Schritt zu digitalisieren. Ändert sich z.B. die Adresse, reichen wenige Klicks aus, um die digitale Personalakte auf den neuesten Stand zu bringen. So bleiben personalbezogene Daten stets aktuell, ohne dass die Zeit der Personalabteilung beansprucht wird.

Einige HR Software Lösungen können zudem Berichte mit einer Übersicht zur Datenvervollständigung Ihrer Arbeitnehmer*innen erstellen. So können Sie Ihre Mitarbeiter*innen bei Bedarf daran erinnern, ihre persönlichen Daten sicher und vorschriftsgemäß zu ergänzen.

Fehlzeiten verwalten

Füllen Sie noch immer Formulare aus oder schreiben Sie E-Mails, um Urlaub und andere Abwesenheiten zu beantragen? Dann wird es höchste Zeit für eine neue, zeitgemäßere Variante des Fehlzeitenmanagements.

Durch einen Employee Self Service erübrigen sich diese administrativen Schritte. Mit einem automatisierten Abwesenheitssystem werden alle Betroffenen während des Prozesses zur anstehenden Abwesenheit automatisch per E-Mail benachrichtigt, sobald ein Urlaubsantrag eingereicht wurde und eine Entscheidung diesbezüglich getroffen wurde. Das ganze Team kann in der Dashboard-Übersicht oder im Unternehmenskalender sehen, wer an dem Arbeitstag nicht im Büro ist.

Die Abwesenheitskonten werden automatisch aktualisiert und sind nur für befugte Personen zugänglich.

Genaue Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung

Mit einem Employee Self Service verabschieden Sie sich von unvollständigen, fehleranfälligen und unübersichtlichen Excel-Listen. Ihre Mitarbeiter*innen erfassen ihre Arbeitszeiten in Zukunft selbst im System. Die Salden werden entsprechend aktualisiert.

Fehler vermeiden

Eine effiziente Self-Service Lösung kann die Zahl möglicher Fehlerquellen wesentlich reduzieren. Dadurch dass Daten nicht mehr auf Papier festgehalten werden, sondern innerhalb eines Systems verarbeitet werden, entfällt das Übertragen von Daten und deren aufwendige Weiterverarbeitung.

Außerdem steigt die Qualität der eingetragenen Daten, da jede*r Mitarbeiter*in für seine*ihre persönlichen Angaben selbst verantwortlich ist. So kommen Zahlen- oder Buchstabendreher seltener vor.

Sollte doch einmal ein Fehler passieren, ist die Fehlerbehebung dank ESS schnell erledigt. Dokumente müssen nicht mehr neu gedruckt oder als überarbeitete E-Mails erneut versendet werden.

Greifen Sie jederzeit und von überall auf Daten zu

Ganz gleich, ob Ihre Mitarbeiter*innen im Büro oder im Homeoffice arbeiten: Dank des Employee Self-Service können sie von überall und von jedem Gerät auf die Daten zugreifen, die sie benötigen. Alles, was sie dafür brauchen, ist eine Internetverbindung.

Niedrigere Kosten und Einsparungen bei Büromaterial

Die Kosten, die durch das Ausdrucken von Anträgen, Formularen und Tabellen entstehen, sind nicht zu unterschätzen. Mit Hilfe eines Employee Self-Service reduzieren Sie den Papierverbrauch und die Kosten, die damit verbunden sind. Dadurch können Sie den CO2-Fußabdruck Ihres Unternehmens langfristig verbessern.

Die Vorteile im Überblick

• Einfaches Aktualisieren von Personaldaten
• Transparente und zeitsparende Fehlzeitenverwaltung
• Zuverlässige Arbeitszeiterfassung und Gehaltsabrechnung
• Geringere Fehlerquote und einfachere Fehlerbehebung
• Flexibler Zugriff auf die Daten
• Kosteneinsparungen beim Büromaterial

Fazit

ESS ist eine effiziente Lösung, um Ihr Personal zu verwalten und Ihre Personalabteilung zu entlasten - unabhängig von der Größe und Branche des Unternehmens. Sollte Ihr Personalmanagement Probleme bei der Verwaltung des Jahresurlaubs oder der Abwesenheiten haben, sollten Sie die Implementierung eines Employee Self Service in Betracht ziehen.