Ik ben een freelance schrijver – een onafhankelijke aannemer – dus ik ken formulier W-9 heel goed. En wat belastingpapieren betreft, is het veruit mijn favoriet!
Wanneer ik formulier W-9 invul, is dat omdat ik een nieuwe klant heb binnengehaald. Het formulier geeft me een gemakkelijke manier om al mijn belangrijke informatie aan de klant te geven, zodat ik aan de slag kan, en zij me kunnen gaan betalen. Wat is daar niet leuk aan?
Wat is een W-9 belastingformulier? Wat is het doel en het gebruik van het W-9 formulier?
Het formulier W-9, Taxpayer Identification Number and Certification, wordt in de eerste plaats gebruikt om de informatie te verstrekken die uw klant nodig heeft om u aan het eind van het jaar een formulier 1099-MISC uit te reiken. Formulier 1099-MISC documenteert vergoedingen en andere soorten inkomsten van niet-werknemers. Het bevat informatie die vergelijkbaar is met die op een Form W-2, Wage and Tax Statement.
Een bedrijf of persoon kan u ook om een W-9 vragen voor onroerendgoedtransacties, betalingen van hypotheekrente, verwerving of afstand van onroerend goed, kwijtschelding van schulden, of uw IRA-bijdragen. Deze komen echter minder vaak voor.
In de regel zal de partij die om een W-9 belastingformulier vraagt u een blanco exemplaar geven om in te vullen. U kunt het formulier ook gemakkelijk downloaden van de website van de IRS. Alleen de partij die het formulier heeft aangevraagd, heeft een kopie nodig. De IRS niet.
Het W-9 vraagt om vijf gegevens: uw naam, de bedrijfsnaam (indien van toepassing), adres, fiscaal identificatienummer, en het type bedrijfsentiteit dat u exploiteert. Voor de belastingdienst is het vrij eenvoudig.
Form W-9 vs Form W-4
Het bedrijf waarvoor u werkt moet u classificeren als een onafhankelijke aannemer of een werknemer. Als u een onafhankelijke aannemer bent, moet het bedrijf u om een formulier W-9 vragen. Als u een werknemer bent, moeten ze u vragen een formulier W-4 in te vullen, zodat ze loonbelasting kunnen inhouden.
Onder een W-9 houdt het bedrijf geen belasting voor u in. U bent er zelf verantwoordelijk voor dat het juiste bedrag aan belastingen aan de IRS wordt afgedragen. En als het gaat om socialezekerheids- en Medicare-belastingen, moet u zowel het werkgevers- als het werknemersdeel betalen.
Het kan een beetje verwarrend zijn om onderscheid te maken of u formulier W-9 of formulier W-4 moet invullen op basis van de feitelijk verrichte werkzaamheden. Een betere graadmeter zijn de omstandigheden rond de arbeidsrelatie. Over het algemeen geldt dat hoe meer controle een werkgever heeft over wat een werknemer doet en hoe hij dat doet, des te waarschijnlijker is het dat die persoon een werknemer is en geen onafhankelijke contractant.
Een andere snelle manier om dat te bepalen is of de zakelijke aspecten van de relatie door de betaler worden gecontroleerd. Dat houdt onder meer in hoe de werknemer wordt betaald, of onkosten worden vergoed, welke partij gereedschap, voorraden, enzovoort verschaft.
Als de werkgever deze details controleert, is de werknemer waarschijnlijk een werknemer.
Als de werkgever deze details in handen heeft, is de werknemer waarschijnlijk een werknemer. Als er secundaire arbeidsvoorwaarden worden aangeboden, zoals pensioenregelingen, doorbetaalde vakantie en gelijke 401(k)-premies, is de werknemer waarschijnlijk een werknemer.
Soms probeert een werkgever geld te besparen door een werknemer aan te merken als een onafhankelijke aannemer. Op die manier hoeven zij hun aandeel in de socialezekerheids- en ziektekostenverzekeringsbelasting over het inkomen van de werknemer niet te betalen. Maar als u dat overkomt, komen de “besparingen” van uw werkgever uit uw eigen zak. Daarom is het belangrijk om de situatie snel aan te pakken als deze zich voordoet.
Algemene vragen over formulier W-9
Wanneer moet u een nieuw W-9 bijwerken of opsturen?
U moet een nieuw W-9 sturen naar actieve klanten of cliënten wanneer uw gegevens (naam, bedrijfsnaam, adres of sofinummer) veranderen.
Wat moet u doen als u van een onverwachte bron een verzoek om een W-9 belastingformulier ontvangt?
Wettelijk bent u alleen verplicht een W-9 te verstrekken aan partijen die van plan zijn u rente, dividenden, niet-werknemersvergoeding of een ander type te melden inkomen te betalen. Als iemand onverwacht om een W-9 vraagt, vraag hem dan waarom hij het nodig heeft. Als hun antwoord niet overeenkomt met een geldige reden, hoeft u er wettelijk geen te verstrekken.
Wat als ik geen formulier W-9 indien?
Als een bedrijf terecht om een W-9 vraagt en u dient er geen in, wordt u waarschijnlijk onderworpen aan een inhouding tot 28 procent op uw betalingen.
Let op rode vlaggen
Hoewel het een eenvoudig en veelgebruikt belastingdocument is, betekent dat niet dat u minder zorgvuldig met het formulier W-9 moet omgaan dan met andere fiscale en financiële documenten. Hier zijn een paar dingen om op te letten:
- De persoon of het bedrijf dat u om een W-9 vraagt, lijkt verdacht. In het algemeen moet u voorzichtig zijn met het verstrekken van gevoelige informatie zoals uw naam, adres en burgerservicenummer. Zorg ervoor dat u redelijk comfortabel bent met de persoon of organisatie die om een W-9 vraagt voordat u die informatie verstrekt.
- Gebruik alleen beveiligde kanalen om een W-9 belastingformulier te verzenden. Als u ervoor kiest om het formulier W-9 per e-mail te verzenden, zorg er dan voor dat u het als een gecodeerde bijlage verzendt. U kunt ook een andere veilige bezorgmethode gebruiken, zoals handbezorging of gewone post.
- Het doel van een W-9-verzoek is onduidelijk. Als u niet zeker weet waarom de aanvrager een formulier W-9 van u wil, vraag hem dan welke belastingdocumenten hij ermee voor u gaat opstellen.
- U dacht dat u een formulier W-4 kreeg. Als u aan een nieuwe baan begint en de werkgever wil een W-9 in plaats van een W-4, verduidelijk dan of u een werknemer of een onafhankelijke contractant bent. Het is tegen de wet als ze van je eisen dat je werkt als een werknemer, maar je betalen als een aannemer.
Speciale formulier W-9 informatie voor vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid
Als de fiscale status van uw vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (LLC) gescheiden is van u,
zoals een partnerschap, C-vennootschap, of S-vennootschap, vermeld dan de naam van de LLC, het federale werkgeversidentificatienummer, en vink het juiste belastingclassificatievakje aan op het W-9 belastingformulier. Kruis het vakje “vennootschap met beperkte aansprakelijkheid” niet aan.
- Als de LLC eigendom is van een andere LLC, kruis dan het vakje “vennootschap met beperkte aansprakelijkheid” aan. Vermeld ook de fiscale classificatie van de moeder LLC.
- Als de LLC eigendom is van een enkele persoon, vermeld dan de naam van de eigenaar op de regel “naam” en de naam van de LLC op de regel “bedrijfsnaam”. De Internal Revenue Service (IRS) heeft liever het sofi-nummer van de eigenaar dan het federale werkgeversidentificatienummer van de LLC.
Meer te ontdekken:
- Bent u een freelancer? Krijg grip op uw belastingen
- Small Business Week – 7 strategieën voor besparing en belastingplanning
- 7 belastingtips voor de freelance-economie
- manieren om te sparen voor het pensioen met een minimaal inkomen
